Примерная Инструкция По Делопроизводству 1153

Государственный Совет Республики Крым

8.31 « Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете.

1153 «Об утверждении Примерной инструкции из делопроизводства в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совету.

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других Постановление КМ от 17.10.1997 № 1153 Утратил силу.

Регулирует Примерная инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 № 1153.

Если действующая ранее Примерная инструкция по делопроизводству № 1153 носила рекомендательный характер, то Типовая является обязательной.

• Постановление утратило силу на основании Постановления КМ N 1153 ( 1153 -97-п) Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в.
• (Пункт 2 утратил силу на основании Постановления КМУ № 1153от 17.10.97). 2. Абзац второй пункта 1.2 Примерной инструкции по делопроизводству в.

В связи с этим постановление Кабинета Министров Украины от 17.10.1997 № 1153 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в.

В соответствии со статьей 13 Закона Украины "Об обращениях граждан" Кабинет Министров Украины ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации (прилагается). (Пункт 2 утратил силу на основании Постановления КМУ № 1153от 17.10.97) 2. Абзац второй пункта 1.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся, утвержденной постановлением Совета Министров УССР от 31 июля 1975 года № 362 (СП УССР, 1975 г., № 9, стр. 54; 1981 г., № 2, стр. 13; 1982 г., № 5, стр. 47), изложить в следующей редакции: "Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан устанавливается Кабинетом Министров Украины.". 3. Признать утратившей силу Инструкцию по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в республиканских министерствах и ведомствах УССР, исполкомах местных Советов народных депутатов, на подчиненных им предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Совета Министров УССР от 27 апреля 1982 года № 210 (СП УССР, 1982 г., № 5, стр. 47). 1. Делопроизводство по предложениям (замечаниям), заявлениям (ходатайствам) и жалобам граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации (далее - организациях) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц или на подразделение служебного аппарата. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, содержащих сведения, которые составляют государственную или иную тайну, охраняемую законом, определяется специальными нормативно-правовыми актами. Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут руководители организаций. 2. Все поступившие предложения, заявления и жалобы должны приниматься и централизованно регистрироваться в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки персональными компьютерами (приложение № 1), или в журналах (приложение № 2). Конверты (вырезки из них) хранятся вместе с предложением, заявлением, жалобой. Учет личного приема граждан ведется на карточках, в журналах (приложение № 3) или с помощью электронно-вычислительной техники. Журнальная форма регистрации предложений, заявлений и жалоб и учета личного приема граждан допускается в организациях с годовым объемом поступления до 600 предложений, заявлений и жалоб и таким же количеством обращений граждан на личном приеме. Письменные предложения, заявления и жалобы, поданные на личном приеме, также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки персональными компьютерами, или в журналах (приложения №№ 1 и 2). Регистрационно-контрольная карточка, журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб, карточка (журнал) учета личного приема граждан ведутся согласно указаниям по их заполнению (приложение № 4). Автоматизированные регистрация предложений, заявлений и жалоб и учет личного приема граждан осуществляются из регистрационно-контрольных форм путем введения в персональный компьютер следующих элементов: дата поступления обращения; фамилия, имя, отчество, категория (социальное состояние) заявителя; откуда получено обращение, дата, индекс, контроль; затронутые вопросы - краткое содержание, индексы; содержание и дата резолюции, фамилия автора, исполнитель, срок выполнения; дата отправки, индекс и содержание документа, принятые решения, дата снятия с контроля; номер дела по номенклатуре. Автоматизированная регистрация учета личного приема граждан путем прямого введения в персональный компьютер осуществляется с помощью следующих элементов: дата приема, кто принимает; фамилия, имя, отчество, адрес, место работы, категория (социальное состояние) заявителя; затронутые запросы - краткое содержание, индексы; кому поручено рассмотрение, содержание поручения, срок выполнения; принятые решения, дата получения ответа. Состав указанных элементов по необходимости может быть дополнен (расписка исполнителя в получении документа, ход выполнения и др.). Порядок размещения элементов в случае проведения автоматизированной регистрации может определяться организацией. В процессе автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных. Автоматизированные банки данных обеспечивают пользователя информацией обо всех документах и их местонахождении с помощью выведения информации на экран компьютера, а в случае необходимости - на принтер. Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе (приложение № 5). Штамп ставится на нижнем поле первого листа документа справа или на другом свободном от теста месте, кроме места, предназначенного для подшивки. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы, например, Д-401. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и хранение предложений, заявлений и жалоб. 3. В случае поступления повторных предложений, заявлений и жалоб им дается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки, журнала или на соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки, вызванной на экран монитора персонального компьютера (при автоматизированной регистрации), указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. На верхнем поле первого листа повторных предложений, заявлений и жалоб справа и на регистрационных формах делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предыдущая переписка. Предложения, заявления, жалобы одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, направленные разным адресатам и поступившие на рассмотрение в одну и ту же организацию (дублетные), учитываются по регистрационному индексу первого предложения, заявления и жалобы с прибавлением порядкового номера, который проставляется через дробь, например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3. 4. В случае использования карточной формы регистрации предложений, заявлений и жалоб количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом картотек, ведущихся в организации. Вид карточек и их количество должны соответствовать потребностям обеспечения учета, справочной работы, контроля за выполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам и их анализа. Картотеки могут формироваться по размещенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике затронутых в них вопросов. В необходимых случаях ведется алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили предложения, заявления и жалобы. 5. В случае, когда о результатах письменного предложения, заявления, жалобы необходимо сообщить другой организации, все экземпляры регистрационно-контрольных форм и первый лист контролируемого обращения помечаются словом "КОНТРОЛЬ" или буквой "К". Предложения, заявления и жалобы, на которые даются предварительные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия решения и принятия мер по решению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб принимают должностные лица, принявшие решение о контроле. 6. В случае, когда по результатам рассмотрения предложений, заявлений и жалоб даются письменные и устные ответы, делается соответствующая запись в регистрационно-контрольных формах и в документах дела на свободном от текста места последнего листа (кроме места, предназначенного для подшивки) или в отдельной справке. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается предложение, заявление или жалоба вместе с документами по их решению. 7. Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам, ежегодно до 15 января готовят для руководителей организаций материалы для анализа и обобщения в форме аналитических справок. Аналитические справки текущего характера составляются по мере необходимости. 8. Предложения, заявления и жалобы граждан после их решения со всеми документами по их рассмотрению и решению и экземпляром регистрационно-контрольной формы должны быть возвращены должностным лицам или подразделению служебного аппарата, которые ведут делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам, для централизованного формирования дела, картотек, банка данных. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. Документы размещаются в делах в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба по всеми документами по их рассмотрению и решению составляют в деле самостоятельную группу и помещаются в мягкую обложку (приложение №6). В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. При формировании дел проверяется правильность следования документов в дело, их комплектность. Нерешенные предложения, заявления, жалобы, а также неправильно оформленные документы подшивать к делам запрещается. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 7). 9. Организации хранят предложения, заявления и жалобы для выдачи справок и использования их в других целях. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам возлагается на руководителей, иных должностных лиц организаций в соответствии с их функциональными обязанностями. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам определяется утвержденными руководителями организаций перечнями документов и номенклатурами дел, которые образуются в процессе их деятельности. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб и документов, связанных с их рассмотрением и решением. В случаях, вызванных спецификой деятельности организации, постоянно действующая экспертная комиссия данной организации может принять решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении самых ценных предложений граждан. Решения экспертной комиссии об увеличении сроков хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам, об отборе их для дальнейшего хранения подлежат обязательному утверждению руководителем организации. 10. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архивное подразделение организации через два года после завершения делопроизводства с ними. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архивное подразделение по решению руководителя организации. После истечения установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам подлежат уничтожению в порядке, установленном Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.

Инструкции с делопроизводства в центральных органах исполнительной 1153 «Об утверждении Примерной инструкции из делопроизводства в.

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 31 июля 1975 г. N 362 Киев { Постановление утратило силу на основании Постановления КМ N 1153 ( 1153-97-п ) от 17.10.97 } Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов { С изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 } { В наименовании и тексте Постановления...